데이빗 알렌의 GTD 방식은 이미 널리 알려진 것처럼 업무를 수행하는데 있어 교과서적인 방식이 되고 있다. 나는 GTD 방식을 일정관리 프로그램을 쓰면서 접하게 되었는데 자연스럽게 데이빗 알렌의 책들에도 관심을 갖게 되었다. 이 책은 데이빗 알렌의 널리 알려진 두 번째 번역서인 <준비된 자가 성공한다>이며 이 책에도 GTD의 업무 흐름 5단계와 업무를 처리하는 노하우들을 담았다.

그의 주된 논지는 <성공하는 사람들의 7가지 습관>의 저자 스티븐 코비가 주장하듯 중요도에 따라 업무를 처리하는 기존 '7 habits 방식'이 실무를 함에 있어 효과적이지 않다는 점을 지적한다. 실제로 중요하지 않다고 미뤄두는 일들로 인해 대다수의 사람들은 무의식 중에 스트레스를 받고 있으며 그런 일들을 무시하면서 더 큰 중요한 문제를 야기하는 어려움에 봉착하게 된다는 것이다. 결국 데이빗 알렌은 자신이 해야하는 일들을 모두 기록하되 그것을 시의적절하고도 효과적으로 관리하고 처리할 수 있는 방식을 제안한다. 기본적으로는 다음 5가지의 업무흐름 관리가 이에 속한다.

1. 수집(Collect)
업무를 처리하기에 앞서 어떤 업무들이 있는지 우선 파악해야 한다. 수집 단계에는 처리해야 할 업무를 체계적으로 정리한다. 수집 도구들은 항상 곁에 두고 어디에서나 바로 꺼내 쓸 수 있어야 한다.

2. 가공(Process)
수집된 정보는 저절로 조직화되지 않으며 그 전에 우리가 조직화할 수 있는 것인지 의사결정을 내려야 한다. 우선 수집함에서 업무 리스트나 서류 더미를 꺼내어 검토하고 평가해야 한다.

3. 조직화(Organize)
업무들을 가공하면서 그것들이 최상의 위치에 배치되어 있는지 점검하는 과정이다. 업무들이 제자리에 있지 않으면 오히려 시간만 많이 들 뿐 효율적인 업무처리와는 멀어지게 된다.

4. 검토(Review)
이 단계는 업무들을 높은 상공에서 매주 한 번씩 내려다보는 시기이다. 선택된 행동이나 사항들을 눈앞에 쭉 늘어놓고 훑어봐야만 유효성을 극대화할 수 있다.

5. 실천(Do)
업무흐름 경영 과정도 결국 특정 시간이 되면 올바른 행동을 하려는 것이다. 앞의 네 단계를 제대로 마쳤다면 자신감을 가지고 행동으로 실천해야 한다. 자신의 결정에 대한 믿음이 중요하다.


또한 이런 수집된 정보는 inbox에 넣어서 최대한 빨리 가공하고 조직화한다. 이때 테그와 콘텍스트에 따라 프로젝트와 하부 일거리들을 구조화하여 적절하게 처리하는 것이 보다 중요하다는 것이다. 이러한 그의 철학은 최근에 개발되고 있는 수많은 일정관리 프로그램과 스마트폰 어플에 녹아들어 있다. 이 책은 복잡한 일들 속에 파묻혀 있는 직장인이라면, 그리고 일들로 스트레스를 받으면서 정작 개선의 여지가 미미한 이들에게는 한번 쯤 권하고 싶은 자기개발서가 될 것 같다.